For nye barnehager/skoler, eller ved større bygningsmessige endringer, deles godkjenningsprosessen vanligvis i to trinn:
Første trinn er å søke om samtykke til planer ved å fylle ut dette skjemaet og legge ved aktuelle vedlegg. Søknaden bør sendes inn når tiltaket planlegges, senest samtidig med søknad om rammetillatelse til plan og bygningsmyndigheten.
Søknaden vil utløse en tilbakemelding fra kommuneoverlege ved miljørettet helsevern om hva som skal til for at godkjenning kan gis før oppstart, og med informasjon om hva søknad trinn 2 må inneholde:
Andre trinn sendes inn når bygget/tiltaket begynner å nærme seg ferdig. Da skal søker redegjøre for eventuelle endringer fra søknad trinn 1.
Videre skal blant annet oppdaterte målsatte tegninger og aktuelle deler av internkontrollsystemet oversendes, herunder planer og rutiner for vedlikehold, renhold, sikkerhet og beredskap. Det er ikke et eget skjema for trinn 2, da dette i hovedsak vil bestå av oversendelse av dokumentasjon.
Eksisterende virksomheter som ikke godkjent kan sende inn søknad trinn 1 og 2 samtidig, og bes ta kontakt med miljørettet helsevern for veiledning om hva søknaden må inneholde utover det som fremkommer i dette skjemaet.
Helsedirektoratet har utarbeidet en veileder til forskriften; Helse og miljø i barnehager, skoler og skolefritidsordninger.
Denne bør benyttes aktivt under planlegging og drift av nye og eksisterende virksomheter.
Følgende dokumentasjon må vedlegges:
Beskrivelse av tiltaket, (Omfang, beliggenhet, materialvalg, tekniske anlegg, type oppvarming,
ventilasjon, solavskjerming)
Fremdriftsplan
Situasjonsplan
Plantegninger/snitt/fasade
Utomhusplan